在Access数据表中设置有效性规则的步骤是什么

在Access数据表中添加有效性规则是一个非常实用的功能,它可以帮助我们限制数据表中字段的输入范围,确保数据的正确性和一致性。下面我们通过一个实际的案例,来详细讲解如何在Access中设置字段的有效性规则。

首先,我们需要打开目标数据表,然后切换到设计视图模式。

接下来,找到需要添加有效性规则的字段,例如这里我们要为"毕业院校"字段添加规则,选中该字段。

然后,在属性窗口中找到"有效性规则"选项。

在"有效性规则"输入框中,我们可以编写一个逻辑表达式,用于定义输入数据的条件。举个例子,我们这里规定"毕业院校"只允许输入"北大"、"清华"、"首都师范"这三个学校,其他都不能输入。所以,有效性规则可以编写为in("北大","清华","首都师范")。如果你想要约束多个范围,可以使用or连接,例如in("北大","清华") or in("首都师范","北交大")。

设置完有效性规则后,别忘了点击保存按钮应用更改。

接下来,Access会弹出一个提示信息,通知我们有旧数据不符合新规则。选择"是"进入下一步。

现在我们耐心等待一段时间,系统会自动根据新的有效性规则,清理不符合条件的旧数据。结束后再次弹出提示,点击"是"继续。

当返回到数据表视图时,就能看到原来的字段数据已经被自动清理了,只留下符合条件的数据,这样就非常直观地体现了有效性规则的效果。

最后,我们可以尝试手动输入一个不符合规则的字符,比如说"河大",此时再次点击该字段就会得到提示,"无效!请重新输入,输入的数据必须是在北京大学、清华大学、北京首都师范大学三个学校中的一项"。这样我们就知道,任何超出限定的输入都会受到阻拦,有效的限制了字段的取值范围。

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